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Manchmal läuft es anders als geplant. Eine andere Zusage flattert ins Postfach, die Gesundheit spielt nicht mit – oder man merkt schlicht: Diese Stelle passt doch nicht. In solchen Momenten ist es nur fair, das Vorstellungsgespräch abzusagen.
Doch wie sagt man richtig ab, ohne unhöflich zu wirken oder Brücken abzubrechen? Genau darum geht es hier. Sie erfahren, wann eine Absage sinnvoll ist, wie Sie sie professionell formulieren und welche Mustertexte Ihnen helfen, die richtigen Worte zu finden.
Denn eines ist klar: Wer sein Vorstellungsgespräch mit Respekt absagt, hinterlässt trotzdem einen guten Eindruck – manchmal sogar einen besseren als mit einer halbherzigen Teilnahme.
Was Sie in diesem Ratgeber erwartet
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über das Absagen eines Vorstellungsgesprächs wissen sollten, und wie Sie dabei souverän bleiben:
Wann und warum Sie absagen sollten: Gute Gründe und der richtige Zeitpunkt.
So gelingt eine respektvolle Absage: Kommunikationstipps für unterschiedliche Situationen.
E-Mail-Vorlagen: Praktische Mustertexte, mit denen Sie Ihr Vorstellungsgespräch professionell absagen können.
Etikette im Bewerbungsprozess: Wie Sie trotz Absage einen positiven Eindruck hinterlassen.
Typische Situationen: Was tun bei Krankheit, Doppelzusage oder wenn das Interesse einfach nachgelassen hat?
Und noch ein Tipp am Rande: Ein überzeugender Lebenslauf öffnet oft mehr Türen, als man denkt. Erstellen Sie mit CVMaker in wenigen Minuten einen professionellen, fehlerfreien Lebenslauf. Dank der professionellen Lebenslauf-Muster können Sie Ihren Lebenslauf mit nur einem Klick optimal an die jeweilige Stelle anpassen.
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Aus welchen Gründen Sie ein Vorstellungsgespräch absagen können
Es gibt viele gute und nachvollziehbare Gründe, ein Vorstellungsgespräch abzusagen. Wichtig ist nur, dass Sie ehrlich bleiben und respektvoll kommunizieren. Niemand nimmt es Ihnen übel, wenn sich Ihre Situation ändert. Entscheidend ist, wie Sie absagen.
Hier sind die häufigsten Gründe, die eine Absage des Vorstellungsgesprächs völlig legitim machen:
Zusage von einem anderen Arbeitgeber: Wenn Sie bereits einen Vertrag unterschrieben haben, informieren Sie die übrigen Unternehmen zeitnah. So zeigen Sie Fairness und Professionalität.
Kein Interesse mehr an der Stelle: Manchmal merkt man erst nach genauerem Hinsehen, dass das Unternehmen oder die Aufgaben doch nicht passen. Eine ehrliche Absage ist hier der bessere Weg.
Krankheit oder persönliche Umstände: Wenn Sie kurzfristig erkranken oder familiär eingespannt sind, dürfen Sie das Vorstellungsgespräch absagen oder um einen neuen Termin bitten.
Veränderte Lebenssituation: Ein Umzug, neue Prioritäten oder eine berufliche Neuausrichtung sind ebenso nachvollziehbare Gründe.
Eine Absage des Vorstellungsgesprächs ist kein Tabu. Halten Sie den Ton dabei höflich, klar und ohne Ausflüchte. Wer transparent kommuniziert, bleibt positiv im Gedächtnis.
Sie möchten das Vorstellungsgespräch nur verschieben? Dann haben wir hier ein paar Tipps, wie Sie sich auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten und einen guten Eindruck hinterlassen.
Drei goldene Regeln für die Absage eines Vorstellungsgesprächs
Es gibt drei simple Regeln, mit denen Sie jedes Vorstellungsgespräch professionell absagen können.
1. So früh wie möglich Bescheid geben
Je eher Sie absagen, desto besser. Idealerweise mindestens 24 Stunden vor dem Termin. Das zeigt Rücksicht und erleichtert dem Unternehmen die Planung.
Bei längerer Vorlaufzeit: Eine kurze, sachliche E-Mail genügt.
Bei kurzfristiger Absage: Rufen Sie direkt an. Das wirkt respektvoller und verhindert Missverständnisse.
2. Klar, knapp und freundlich formulieren
Verlieren Sie sich nicht in langen Erklärungen. Eine freundliche, kurze Nachricht reicht völlig aus. Bedanken Sie sich für die Einladung und entschuldigen Sie sich für die Umstände.
Vermeiden Sie:
Übertrieben lange Rechtfertigungen
Allzu lässige oder unpersönliche Formulierungen
Eine knappe Absage könnte so aussehen:
„Vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Position als [Position]. Leider muss ich den Termin aufgrund von [Grund] absagen. Ich bedauere die Umstände und danke Ihnen für Ihr Verständnis.“
3. Wenn möglich, einen neuen Termin vorschlagen
Falls Sie weiterhin Interesse an der Stelle haben, können Sie einen Alternativtermin anregen. Das zeigt Engagement und echtes Interesse.
Beispiel:
„Ich würde mich freuen, das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt nachzuholen. Ich bin verfügbar am [Datum] oder [Datum]. Bitte lassen Sie mich wissen, falls Ihnen ein anderer Zeitpunkt besser passt.“
Ist Ihr Bewerbungsgespräch online? Dann werden Ihnen unsere Tipps für die Vorbereitung auf ein Online-Bewerbungsgespräch sicherlich helfen.
Profi-Tipp
Eine ehrliche, respektvolle Absage des Vorstellungsgesprächs wirkt professioneller als Schweigen oder Ausreden. So bleibt Ihr Name positiv im Gedächtnis – auch für künftige Chancen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Vorstellungsgespräch absagen
Sie möchten Ihr Vorstellungsgespräch absagen, wissen aber nicht genau, wie Sie das am besten angehen? Folgen Sie einfach dieser kurzen Anleitung, um professionell abzusagen.
Schritt 1: Termin und Kontaktdaten prüfen
Bevor Sie Ihre Absage verschicken oder anrufen, kontrollieren Sie den vereinbarten Termin, die Uhrzeit und den Namen der Ansprechperson. So vermeiden Sie Missverständnisse und zeigen, dass Sie sorgfältig vorgehen.
Schritt 2: Freundliche Absage formulieren
Schreiben Sie eine kurze, respektvolle Nachricht oder rufen Sie an, wenn es eilig ist. Wichtig ist, dass Ihr Ton wertschätzend bleibt. Hier finden Sie ein Muster für die Absage eines Vorstellungsgesprächs per E-Mail.
Schritt 3: Bei Bedarf nachfassen
Wenn Sie auf Ihre Absage keine Rückmeldung erhalten, ist eine kurze Nachfrage sinnvoll. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitteilung angekommen ist – besonders dann, wenn Sie nur eine Voicemail hinterlassen haben.
5 E-Mail-Vorlagen für die Absage eines Vorstellungsgesprächs
Im Folgenden finden Sie verschiedene Muster für die Absage eines Vorstellungsgesprächs, die Sie einfach an Ihre Situation anpassen können.
1. Muster: Vorstellungsgespräch absagen wegen anderer Zusage
Betreff: [Ihr Name] – Absage des Vorstellungsgesprächs für die Position [Bezeichnung der Stelle]
Sehr geehrte*r [Name des Ansprechpartners],
vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Position [Bezeichnung der Stelle]. Ich habe mich sehr über Ihr Interesse gefreut.
Inzwischen habe ich mich jedoch für ein anderes Angebot entschieden und werde den Bewerbungsprozess daher nicht weiter fortsetzen. Ich möchte mich herzlich für Ihre Zeit und Ihr Vertrauen bedanken und wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei der Besetzung der Stelle.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
2. Muster: Absage mit der Bitte um einen neuen Termin
Betreff: Bitte um Terminverschiebung – Vorstellungsgespräch für die Position [Bezeichnung der Stelle]
Sehr geehrte*r [Name des Ansprechpartners],
vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Position [Bezeichnung der Stelle] am [Datum]. Leider kann ich den Termin aufgrund von [kurze Begründung, z. B. Krankheit oder anderer Terminüberschneidung] nicht wahrnehmen.
Ich wäre sehr dankbar, wenn wir das Gespräch auf einen späteren Zeitpunkt verschieben könnten. Ich bin verfügbar am [Datum] oder [Datum]. Bitte lassen Sie mich wissen, falls Ihnen ein anderer Zeitpunkt besser passt.
Vielen Dank für Ihr Verständnis. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
3. Muster: Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen
Betreff: Dringend – Absage des Vorstellungsgesprächs
Sehr geehrte*r [Name des Ansprechpartners],
es tut mir sehr leid, dass ich das für [Datum und Uhrzeit] geplante Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen muss. Leider ist unerwartet etwas dazwischengekommen.
Ich entschuldige mich aufrichtig für die Umstände und danke Ihnen für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
4. Muster: Entschuldigung nach verpasstem Vorstellungsgespräch
Betreff: Entschuldigung für das verpasste Vorstellungsgespräch
Sehr geehrte*r [Name des Ansprechpartners],
ich möchte mich aufrichtig dafür entschuldigen, dass ich den Termin für das Vorstellungsgespräch am [Datum] versäumt habe. Leider kam es aufgrund von [kurze Erklärung, z. B. einem technischen Problem oder einem unerwarteten Ereignis] dazu, dass ich den Termin nicht wahrnehmen konnte.
Falls möglich, würde ich mich sehr über eine neue Gelegenheit zum Gespräch freuen. Ich schätze die Chance, mich bei Ihnen vorzustellen, und danke Ihnen für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
5. Muster: Absagen nach dem Vorstellungsgespräch
Betreff: Vielen Dank für das Gespräch – Absage meinerseits
Sehr geehrte*r [Name des Ansprechpartners],
vielen Dank für das freundliche und informative Gespräch am [Datum]. Ich habe mir die Entscheidung nicht leicht gemacht, mich aber letztlich entschieden, einen anderen Weg zu gehen.
Ich schätze die Zeit, die Sie sich genommen haben, und wünsche Ihnen und dem Team weiterhin viel Erfolg. Vielleicht ergibt sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut eine Gelegenheit zur Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Typische Fehler bei der Absage eines Vorstellungsgesprächs – und wie Sie sie vermeiden
Selbst kleine Nachlässigkeiten können schnell unprofessionell wirken. Wenn Sie Ihr Vorstellungsgespräch absagen, achten Sie deshalb auf diese Punkte:
Nicht erscheinen ohne Abmeldung: Einfach wegbleiben ist ein No-Go. Das spricht sich herum und kann Ihnen später schaden. Eine kurze Nachricht ist immer besser als gar keine.
Unklare oder unglaubwürdige Begründungen: Seien Sie ehrlich, aber diskret. Ein Satz wie „Ich habe mich inzwischen anderweitig entschieden“ wirkt seriös und genügt völlig.
Zu lockerer Tonfall: Auch wenn die Branche locker wirkt – Ihre Absage sollte respektvoll klingen. Vermeiden Sie flapsige Formulierungen wie „passt grad nicht“ oder „vielleicht ein andermal“.
Fazit: Professionell absagen und trotzdem positiv in Erinnerung bleiben
Ein Vorstellungsgespräch abzusagen ist kein Weltuntergang – im Gegenteil. Wer rechtzeitig, ehrlich und respektvoll kommuniziert, beweist Verantwortungsbewusstsein und Professionalität.
Ob wegen Krankheit, anderer Zusage oder geänderter Pläne: Entscheidend ist der Ton. Eine höfliche Absage zeigt, dass Sie die Mühe des Unternehmens wertschätzen und auf Augenhöhe agieren.
Eine gute Absage kann Türen offenhalten. Vielleicht passt es diesmal nicht – aber wer freundlich und verbindlich bleibt, hat beim nächsten Mal schon den besseren Start.
Nächste Schritte
Sie möchten Ihre Vorstellungsgesprächs- und Bewerbungsstrategie weiter verbessern? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere weiteren Ratgeber – hier finden Sie praxisnahe Tipps für jede Phase Ihrer Bewerbung:
FAQ zum Thema Vorstellungsgespräch absagen
Ist es unprofessionell, ein Vorstellungsgespräch abzusagen?
Nein, solange Sie es rechtzeitig und höflich tun. Eine Absage ist völlig legitim, ob wegen Krankheit, anderer Zusage oder weil Sie kein Interesse mehr haben. Wichtig ist, dass Sie frühzeitig Bescheid geben und sich für die Einladung bedanken.
Kann ich ein Vorstellungsgespräch absagen, nachdem ich es bereits bestätigt habe?
Ja. Wenn sich Ihre Situation ändert, dürfen Sie selbstverständlich absagen. Schreiben Sie einfach eine kurze, respektvolle Nachricht und erklären Sie ehrlich, warum Sie den Termin nicht wahrnehmen können.
Wie sage ich ein Vorstellungsgespräch kurzfristig ab?
Wenn Sie am selben Tag absagen müssen, rufen Sie an, denn das wirkt persönlicher und zeigt Respekt. Falls Sie niemanden erreichen, hinterlassen Sie eine Nachricht und schicken zusätzlich eine E-Mail.
Wie formuliere ich eine Absage, wenn ich kein Interesse mehr habe?
Bleiben Sie ehrlich, aber freundlich: „Vielen Dank für die Einladung, ich habe mich jedoch entschieden, den Bewerbungsprozess nicht weiterzuführen.“ Mehr braucht es nicht.
Ist es schlimm, ein Vorstellungsgespräch abzusagen?
Überhaupt nicht. Entscheidend ist, wie Sie es tun. Wer klar, respektvoll und rechtzeitig kommuniziert, hinterlässt auch bei einer Absage einen positiven Eindruck und hält sich Optionen für die Zukunft offen.
